Wenn Fahrtenbuch – dann richtig

Eintragungen müssen eindeutig und vollständig sein

 

Fahrtenbücher sind ein beliebtes Prüffeld der Finanzverwaltung und nur wenn sie ordnungsgemäß geführt sind, werden sie anerkannt.

Für jede betriebliche Fahrt sind folgende Eintragungen erforderlich:

  • Datum der Fahrt,
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt,
  • Reiseziel und -zweck und die aufgesuchten Geschäftspartner,
  • Fahrtroute, insbesondere bei Umwegfahrten.

Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind.

Eine Lockerung der strengen Anforderungen ist nicht in Sicht. Im Gegenteil: Die Bundesfinanzrichter entschieden kürzlich, dass die Mindestangaben in einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch nicht durch Computerdateien ergänzt werden dürfen. Wenn beispielsweise im Fahrtenbuch nur  Straßennamen ohne Hausnummern als Fahrtziele angegeben werden und diese Angaben mit anderweitigen Auflistungen präzisiert werden, in denen das Fahrtziel, die Fahrtroute und der Reisezweck genauer erläutert werden, wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt. Bloße Ortsangaben genügen nur, wenn sich der aufgesuchte Geschäftspartner daraus zweifelsfrei ergibt oder sich dessen Name ohne ergänzungsbedürftige Unterlagen ermitteln lässt.

Hinweis

Kleinere Mängel sind nur dann unproblematisch, wenn die Angaben im Fahrtenbuch insgesamt  plausibel sind, wenn zum Beispiel eine Fahrt zur Tankstelle nicht eingetragen wird oder wenn zwei Differenzen zwischen den Kilometerangaben in den Werkstattrechnungen und im Fahrtenbuch auftauchen. Führen Sie Ihre Fahrtenbücher daher sorgfältig und sofort nach jeder Fahrt.

(Stand: 26.09.2012)

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